ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – aha.legal
Informace o zpracování osobních údajů podle Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)
Správce Osobních Údajů
Tyto zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje v roli správce, tj. údaje o zákaznících, uživatelích a návštěvnících webu aha.legal. Zpracování se řídí zejména nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).
1. Jaké údaje zpracováváme jako správce
| Kategorie | Příklady zpracovávaných údajů |
|---|---|
| Identifikační a kontaktní údaje | jméno, příjmení, pracovní e-mail, telefon, funkce, obchodní firma, IČO, DIČ, fakturační adresa |
| Údaje o účtu | uživatelské jméno, role a oprávnění, nastavení, datum registrace, stav předplatného |
| Fakturační a platební údaje | vystavené doklady, částky, historie plateb, identifikátor platby a platebního prostředku (číslo karty zpracovává výhradně platební brána) |
| Technické a provozní údaje | IP adresa, identifikátor relace, typ prohlížeče a zařízení, jazyk, časy přihlášení, záznamy o bezpečnostních událostech |
| Obsah komunikace | e-maily a požadavky technické podpory |
2. Účely, právní tituly a doby uchování
| Účel | Právní titul | Doba uchování |
|---|---|---|
| Uzavření a plnění smlouvy, vedení účtu | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) | po dobu trvání smlouvy |
| Technická podpora | plnění smlouvy; oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) | 2 roky od uzavření požadavku |
| Fakturace, platby a účetnictví | plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) | účetní doklady 5 let, daňové doklady 10 let |
| Ochrana právních nároků | oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) | do uplynutí promlčecí lhůty (zpravidla 4 roky) |
| Zabezpečení služby, prevence zneužití | oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) | provozní logy 90 dnů; bezpečnostní incidenty až 3 roky |
Poskytnutí identifikačních, kontaktních a fakturačních údajů je smluvním požadavkem – bez nich nelze službu poskytnout.
3. Odkud údaje získáváme
Údaje získáváme přímo od vás. Je-li vaším zaměstnavatelem nebo objednatelem služby jiný subjekt (např. advokátní kancelář, která vám zřídila účet), získáváme vaše pracovní kontaktní údaje od něj.
4. Komu údaje předáváme
- Google Cloud EMEA Limited (IE) – provoz serverové a databázové infrastruktury (zpracovatel).
- Stripe Payments Europe, Limited (IE) – zpracování plateb předplatného a fakturace (zpracovatel / samostatný správce).
- Účetní a daňoví poradci, advokáti – plnění zákonných povinností a ochrana nároků.
- Orgány veřejné moci – pouze na základě právního předpisu.
5. Předávání do třetích zemí
Osobní údaje jsou zpracovávány v infrastruktuře na území Evropské unie. K předání mimo EU/EHP může dojít u společností Google LLC a Stripe Inc. na základě standardních smluvních doložek (SCC 2021/914) a certifikace v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework. Data v klidu jsou šifrována klíči spravovanými námi.
6. Soubory cookie
Na webu aha.legal používáme nezbytné technické cookies pro zajištění relace a přihlášení. Marketingové cookies nepoužíváme.
7. Vaše práva
Máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Svá práva uplatníte na gdpr@aha.legal. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
8. Zabezpečení
Uplatňujeme šifrování přenosu (TLS 1.2+), šifrování dat v klidu (AES-256), hashování hesel, řízení přístupu podle rolí, 2FA pro administrátory a pravidelné zálohování.
Účinné od: 1. 1. 2026
PŘÍLOHA Č. 1 OBCHODNÍCH PODMÍNEK SLUŽBY aha.legal
SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (DPA)
uzavřená podle čl. 28 odst. 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“)
Smluvní strany:
Zákazník, jak je identifikován ve Smlouvě, jako správce osobních údajů („Správce“)
a
Roboprávník s.r.o., IČO: 234 41 402, se sídlem Myslínova 3129/81, Královo Pole, 612 00 Brno, sp. zn. C 145950 vedená u Krajského soudu v Brně, provozovatel služby aha.legal, jako zpracovatel osobních údajů („Zpracovatel“).
1. Předmět a rozsah zpracování
1.1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně pro účely poskytování Služby Správci podle Hlavní smlouvy.
1.2. Správce prohlašuje, že pro zpracování osobních údajů, které do Aplikace vkládá, disponuje odpovídajícím právním titulem a splnil vůči subjektům údajů informační povinnost.
2. Pokyny Správce
2.1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce. Za doložený pokyn se považuje Hlavní smlouva, užívání Aplikace a písemné pokyny na info@aha.legal.
2.2. Zpracovatel osobní údaje nepoužívá pro vlastní účely, k marketingu, profilování ani k trénování či ladění modelů umělé inteligence.
3. Mlčenlivost a povaha advokátního spisu
3.1. Zpracovatel zajistí, aby se všechny oprávněné osoby zavázaly k mlčenlivosti.
3.2. Zpracovatel bere na vědomí, že Data Zákazníka podléhají povinnosti mlčenlivosti advokáta podle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii. Zpracovatel se zavazuje nakládat s takovými údaji v režimu odpovídajícím této povinnosti.
3.3. Přístup zaměstnanců Zpracovatele k obsahu Dat Zákazníka je omezen na nezbytné minimum podle zásady „need to know“ a je přísně logován.
4. Žádosti orgánů veřejné moci
4.1. Obdrží-li Zpracovatel od orgánu veřejné moci žádost o zpřístupnění Dat Zákazníka, neprodleně o tom informuje Správce a upozorní dožadující orgán na povinnost mlčenlivosti advokáta a postup podle § 85b trestního řádu (účast zástupce ČAK).
5. Zabezpečení zpracování
5.1. Zpracovatel uplatňuje šifrování dat v klidu klíči spravovanými Zpracovatelem (Customer-Managed Encryption Keys - AES-256), šifrování v tranzitu TLS 1.2+, Access Transparency a Access Approval protokoly.
6. Poddodavatelé (další zpracovatelé)
6.1. Správce uděluje obecné povolení zapojit poddodavatele: Google Cloud EMEA Limited (infrastruktura v EU) a Stripe Payments Europe Limited (platby).
6.2. Zpracovatel oznámí změnu poddodavatele nejméně 30 dnů předem e-mailem.
7. Součinnost a ohlašování incidentů
7.1. Zpracovatel ohlásí Správci jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od zjištění.
8. Výmaz a vrácení osobních údajů
8.1. Po ukončení poskytování Služby je Správci poskytnuto 30-denní přechodové období pro export dat. Následně Zpracovatel osobní údaje z produkčního prostředí smaže do 30 dnů a ze záloh do uplynutí retenční doby (30 dnů).
9. PŘÍLOHA A – Popis zpracování
Předmět zpracování: Poskytování cloudové služby aha.legal pro vnitřní správu agendy Správce.
Účel: Vedení evidence věcí (matterů), spisů, kontaktů, výkaznictví času, fakturace, správa dokumentů a úkolů.
Kategorie subjektů údajů: klienti Správce, protistrany, svědci, znalci, zaměstnanci a koncipienti Správce.
Typy osobních údajů: identifikační a kontaktní údaje, rodná čísla, údaje o spisech a právních věcech, podklady pro fakturaci, výkazy práce, e-maily a dokumenty vkládané do DMS.