Tyto obchodní podmínky („Podmínky“) upravují poskytování cloudové služby pro správu agendy advokátní kanceláře a souvisejících služeb („Služba“), poskytované prostřednictvím aplikace dostupné na adrese aha.legal („Aplikace“).

Poskytovatelem Služby je Roboprávník s.r.o., se sídlem Myslínova 3129/81, Královo Pole, 612 00 Brno, IČO: 234 41 402, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 145950 („Poskytovatel“). Poskytovatel provozuje Službu pod označením „aha.legal“.

Zákazníkem je podnikatel, který si Službu objedná („Zákazník“; Poskytovatel a Zákazník společně „Strany“).

Smlouva je uzavřena okamžikem potvrzení registrace nebo objednávky Poskytovatelem; Podmínky tvoří její nedílnou součást („Smlouva“). Nedílnou součástí Smlouvy je dále Příloha č. 1 – Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), která se uzavírá současně se Smlouvou a bez jejíhož přijetí nelze Službu užívat. V případě rozporu má přednost individuální písemné ujednání Stran, poté DPA (ve věcech zpracování osobních údajů), poté tyto Podmínky.

---

I. Předmět a rozsah Služby

1.1. Služba je cloudový systém pro vnitřní správu agendy advokátní kanceláře a jiných poskytovatelů odborných služeb, zahrnující zejména evidenci věcí (matterů) a kontaktů, výkaznictví odpracovaného času, fakturaci, správu dokumentů (DMS) a správu úkolů; konkrétní rozsah funkcionalit je dán zvoleným tarifem.

1.2. Poskytovatel poskytuje Zákazníkovi nevýhradní, nepřevoditelné a nepodlicencovatelné oprávnění užívat Aplikaci po dobu trvání Smlouvy, výhradně pro vnitřní potřebu Zákazníka a v rozsahu zvoleného tarifu („Licence“). Cena Licence je zahrnuta v ceně Služby.

1.3. Zákazník je oprávněn zpřístupnit Aplikaci svým zaměstnancům, spolupracujícím advokátům, koncipientům a dalším osobám podílejícím se na jeho činnosti („Uživatelé“), a to prostřednictvím individuálních uživatelských účtů. Zákazník odpovídá za jednání Uživatelů jako za jednání vlastní.

1.4. Služba není poskytováním právních služeb ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ani poskytováním účetních, daňových nebo auditorských služeb. Poskytovatel neposkytuje Zákazníkovi právní ani daňové poradenství a nenese odpovědnost za obsah dokumentů, výkazů, faktur ani jiných výstupů vytvořených Zákazníkem prostřednictvím Aplikace. Odpovědnost za vedení spisu, dodržení lhůt, správnost vyúčtování a plnění stavovských předpisů nese výlučně Zákazník.

1.5. Zákazník bere na vědomí, že Aplikace není nástrojem pro archivaci ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., ani náhradou za povinnosti Zákazníka při vedení a uchovávání spisu podle zákona o advokacii a stavovských předpisů České advokátní komory. Zákazník je povinen zajistit si vlastní zálohu dat v rozsahu, který považuje za nezbytný.

II. Registrace a účty

2.1. Užívání Služby předpokládá registraci prostřednictvím formuláře dostupného na adrese aha.legal. Zákazník je povinen uvést údaje pravdivě, úplně a udržovat je aktuální.

2.2. Účet je vždy individuální a je určen jedné fyzické osobě; sdílení přihlašovacích údajů mezi více osobami není přípustné. Zákazník odpovídá za zabezpečení přístupových údajů a za veškerou aktivitu provedenou prostřednictvím účtů Uživatelů.

2.3. Zákazník je povinen bez zbytečného odkladu deaktivovat účty osob, které u něj ukončily činnost, a bez zbytečného odkladu oznámit Poskytovateli podezření na neoprávněný přístup k účtu.

2.4. Poskytovatel doporučuje aktivovat dvoufaktorové ověření; u účtů s rolí správce je jeho aktivace podmínkou přístupu.

2.5. Zákazník není oprávněn vytvářet vícenásobné účty za účelem opakovaného čerpání zkušební verze či obdobných výhod.

III. Data Zákazníka a duševní vlastnictví

3.1. Veškerá práva k Aplikaci, jejímu zdrojovému kódu, designu, dokumentaci, ochranným známkám a k databázi Aplikace jako celku náležejí Poskytovateli. Poskytovatel vykonává zvláštní právo pořizovatele databáze k databázové struktuře Aplikace; toto právo se nevztahuje na Data Zákazníka.

3.2. Data Zákazníka jsou veškerý obsah, který Zákazník nebo Uživatelé do Aplikace vloží, nahrají nebo v ní vytvoří, včetně dokumentů, spisů, kontaktů, výkazů času, faktur, úkolů a poznámek. Data Zákazníka zůstávají Zákazníkovi; Poskytovatel k nim nenabývá žádná práva nad rámec čl. 3.3 a nestávají se součástí databáze Poskytovatele.

3.3. Zákazník poskytuje Poskytovateli bezúplatné, nevýhradní a časově omezené oprávnění Data Zákazníka ukládat, zobrazovat, zálohovat, přenášet, technicky zpracovávat a zpřístupňovat Uživatelům, a to výhradně v rozsahu nezbytném k poskytování Služby, jejímu zabezpečení a odstraňování jejích vad. Oprávnění zaniká ukončením Smlouvy s výjimkou doby nezbytné pro postup podle čl. IX.

3.4. Poskytovatel nepoužívá Data Zákazníka k vlastním obchodním účelům, k marketingu, k profilování, k tvorbě odvozených produktů ani k trénování, ladění či hodnocení modelů umělé inteligence, a to ani v anonymizované či agregované podobě, není-li s Zákazníkem výslovně písemně sjednáno jinak.

3.5. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat provozní a diagnostická metadata (objem uložených dat, četnost přihlášení, chybové stavy, výkonnostní ukazatele) pro účely provozu, zabezpečení a rozvoje Služby. Tato metadata neobsahují obsah Dat Zákazníka.

3.6. Poskytne-li Zákazník Poskytovateli podněty, návrhy nebo připomínky k rozvoji Služby, je Poskytovatel oprávněn je bezúplatně a neomezeně využít, aniž by tím Zákazníkovi vznikal jakýkoli nárok.

IV. Mlčenlivost a povinnost mlčenlivosti advokáta

4.1. Poskytovatel bere na vědomí, že Data Zákazníka mohou podléhat povinnosti mlčenlivosti podle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, případně obdobné zákonné povinnosti mlčenlivosti.

4.2. Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech Datech Zákazníka a o skutečnostech, o nichž se v souvislosti s poskytováním Služby dozví, a to bez časového omezení. Poskytovatel zajistí, aby touto povinností byly písemně vázány všechny jeho zaměstnance, členy orgánů, spolupracující osoby a poddodavatele, kteří mohou přijít s Daty Zákazníka do styku.

4.3. Přístup zaměstnanců Poskytovatele k Datům Zákazníka je omezen na nezbytné minimum, je vázán na konkrétní provozní nebo podpůrný důvod a je logován. Poskytovatel přistoupí k obsahu Dat Zákazníka pouze (i) na základě žádosti nebo pokynu Zákazníka, (ii) je-li to nezbytné k odstranění vady či bezpečnostního incidentu, nebo (iii) ukládá-li mu to právní předpis.

4.4. Obdrží-li Poskytovatel žádost orgánu veřejné moci o zpřístupnění Dat Zákazníka, informuje o tom Zákazníka bez zbytečného odkladu, nebrání-li tomu právní předpis, a poskytne Zákazníkovi součinnost při uplatnění jeho práv, zejména práv souvisejících s povinností mlčenlivosti advokáta.

4.5. Povinnosti podle tohoto článku se nevztahují na informace, které jsou veřejně známé bez porušení této Smlouvy, nebo které Poskytovatel prokazatelně znal dříve bez povinnosti mlčenlivosti.

V. Užívání Aplikace

5.1. Zákazník ani Uživatelé nesmějí:

• a. užívat Službu k jinému než sjednanému účelu, zejména ji přeprodávat, poskytovat jako službu třetím osobám nebo ji využívat k vývoji či testování konkurenčního produktu;
• b. kopírovat, upravovat, dekompilovat, zpětně analyzovat nebo vytvářet odvozená díla z Aplikace, s výjimkou rozsahu kogentně dovoleného zákonem (zejména § 66 autorského zákona);
• C. narušovat provoz či bezpečnost Služby, obcházet její bezpečnostní mechanismy nebo se pokoušet o neoprávněný přístup k datům jiných zákazníků;
• d. používat automatizované nástroje (roboty, scrapery) k získávání dat ze Služby bez výslovného oprávnění, s výjimkou užití zveřejněného API v souladu s jeho dokumentací;
• E. odstraňovat či měnit označení autorských práv a ochranných známek;
• F. vkládat do Aplikace obsah, který je nezákonný, nebo obsah, k jehož zpracování nemá Zákazník potřebný právní titul;
• G. překračovat kapacitní limity tarifu; Poskytovatel je oprávněn uplatnit pravidla férového užívání včetně dočasného omezení výkonu, přičemž na tuto skutečnost Zákazníka předem upozorní, nejde-li o odvrácení bezprostředního ohrožení provozu.

5.2. Zákazník bere na vědomí, že Aplikace a její funkcionality se mohou v čase vyvíjet. Poskytovatel je oprávněn Aplikaci rozvíjet a měnit; podstatné omezení nebo zrušení funkcionality, kterou Zákazník aktivně užívá, oznámí Poskytovatel nejméně 30 dnů předem. Nesouhlasí-li Zákazník s takovou změnou, je oprávněn Smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny s nárokem na vrácení poměrné části předplatného.

5.3. Obsahuje-li Služba funkce založené na umělé inteligenci (Roboprávník AI), jsou jejich výstupy pouze podpůrné, mohou obsahovat chyby a Zákazník je povinen je před použitím ověřit. Zákazník bere na vědomí, že je ve vztahu k takovým funkcím zavádějícím subjektem (deployerem) ve smyslu nařízení (EU) 2024/1689 (AI Act) a odpovídá zejména za zajištění odpovídající úrovně AI gramotnosti svých Uživatelů. Podrobnosti o použitých modelech a poskytovatelích jsou uvedeny v dokumentaci dostupné v Aplikaci.

VI. Cena a platební podmínky

6.1. Ceny jednotlivých tarifů jsou uvedeny v Aplikaci nebo na adrese aha.legal. Není-li uvedeno jinak, jsou ceny uvedeny bez daně z přidané hodnoty; DPH bude připočtena v zákonné výši, je-li Poskytovatel jejím plátcem. Informace o aktuálním statusu Poskytovatele jako plátce DPH je uvedena na daňovém dokladu.

6.2. Je-li Služba poskytována formou předplatného, hradí Zákazník sjednanou cenu předem za zvolené zúčtovací období (měsíční nebo roční). Předplatné se automaticky obnovuje vždy o další shodné období, není-li zrušeno nejpozději den před počátkem následujícího období.

6.3. Zákazník může předplatné kdykoli zrušit v nastavení účtu nebo písemným oznámením. Zrušení je účinné k poslednímu dni zaplaceného období; poměrná část ceny za nevyčerpané období se nevrací, není-li v těchto Podmínkách stanoveno jinak (zejména čl. 5.2, 7.3, 8.5 a 11.2).

6.4. Platby jsou zpracovávány prostřednictvím platební brány Stripe. Poskytovatel vystaví Zákazníkovi elektronický daňový doklad a zpřístupní jej v Aplikaci nebo zašle na registrovanou e-mailovou adresu. Platba je uhrazena připsáním celé částky na účet Poskytovatele.

6.5. Nezdaří-li se opakovaná platba, vyzve Poskytovatel Zákazníka k nápravě. Není-li platba uhrazena ani do 14 dnů od výzvy, je Poskytovatel oprávněn omezit funkčnost Služby nebo přístup k ní pozastavit; právo Zákazníka na export Dat Zákazníka podle čl. IX tím není dotčeno.

6.6. Poskytovatel je oprávněn změnit cenu pro budoucí zúčtovací období; změnu oznámí nejméně 30 dnů předem. Pokračováním v odběru po účinnosti změny Zákazník změnu akceptuje; jinak je oprávněn předplatné ukončit ke konci probíhajícího období.

VII. Dostupnost, podpora a vady

7.1. Poskytovatel poskytuje Službu s odbornou péčí a vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění její nepřetržité dostupnosti. Poskytovatel negarantuje konkrétní úroveň dostupnosti; samostatná dohoda o úrovni služeb (SLA) není sjednána. Plánovanou údržbu provádí Poskytovatel přednostně mimo pracovní dobu a oznamuje ji nejméně 48 hodin předem, nejde-li o neodkladný bezpečnostní zásah. Práva Zákazníka z vadného plnění podle čl. 7.3 tím nejsou dotčena.

7.2. Technická podpora je dostupná v pracovních dnech od 9:00 do 17:00 na adrese support@robopravnik.cz / info@aha.legal nebo prostřednictvím formuláře v Aplikaci. Poskytovatel reaguje na požadavky bez zbytečného odkladu, nejpozději následující pracovní den.

7.3. Zákazník je oprávněn vytknout vadu Služby bez zbytečného odkladu po jejím zjištění. Poskytovatel vadu odstraní v přiměřené lhůtě odpovídající její závažnosti. Neodstraní-li Poskytovatel podstatnou vadu, která znemožňuje užívání Služby, ani do 15 dnů od jejího vytknutí, má Zákazník právo na přiměřenou slevu z ceny odpovídající době nedostupnosti, případně na odstoupení od Smlouvy.

7.4. Poskytovatel provádí zálohování dat nejméně jednou denně, s retencí záloh 30 dnů. Zálohy jsou uloženy šifrovaně, odděleně od produkčního prostředí a v témže regionu Evropské unie jako produkční data.

7.5. Zjistí-li Poskytovatel porušení zabezpečení Dat Zákazníka, informuje Zákazníka bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od zjištění, a poskytne mu informace nezbytné ke splnění povinností Zákazníka podle GDPR a stavovských předpisů. Podrobnosti upravuje DPA.

VIII. Odpovědnost

8.1. Poskytovatel odpovídá za to, že Služba bude po dobu trvání Smlouvy poskytována s odbornou péčí a v podstatných rysech odpovídat její dokumentaci. Nad tento rámec Poskytovatel neposkytuje záruky za jakost.

8.2. Souhrnná odpovědnost Poskytovatele k náhradě újmy vzniklé Zákazníkovi ze Smlouvy nebo v souvislosti s ní je omezena částkou odpovídající ceně uhrazené Zákazníkem za Službu za 12 měsíců bezprostředně předcházejících vzniku újmy.

8.3. Poskytovatel nenahrazuje ušlý zisk, ztrátu obchodní příležitosti, ztrátu dobrého jména ani nepřímou či následnou újmu.

8.4. Omezení podle čl. 8.2 a 8.3 se neuplatní v případě újmy způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, újmy na přirozených právech člověka, porušení povinnosti mlčenlivosti podle čl. IV a porušení práv duševního vlastnictví třetích osob Poskytovatelem, jakož i v dalších případech, kdy to zákon nepřipouští (zejména § 2898 občanského zákoníku).

8.5. Poskytovatel neodpovídá za nedostupnost Služby způsobenou vyšší mocí, tj. mimořádnou nepředvídatelnou a nepřekonatelnou překážkou vzniklou nezávisle na jeho vůli (zejména živelní událost, válečný nebo teroristický akt, rozsáhlý výpadek elektrické energie nebo konektivity, rozsáhlý výpadek nebo kybernetický útok na infrastrukturu třetích stran, zásah orgánu veřejné moci). Trvá-li taková překážka déle než 30 dnů, je kterákoli Strana oprávněna Smlouvu vypovědět s okamžitou účinností; Poskytovatel v takovém případě vrátí poměrnou část předplatného.

8.6. Zákazník odpovídá Poskytovateli za újmu způsobenou porušením čl. 5.1 a odškodní Poskytovatele v případě nároků třetích osob vzniklých z obsahu Dat Zákazníka nebo z jejich zpracování v rozporu s právními předpisy.

IX. Přenositelnost dat, změna poskytovatele a ukončení

(Tento článek plní požadavky kapitoly VI nařízení (EU) 2023/2854 – Data Act.)

9.1. Zákazník je oprávněn kdykoli exportovat Data Zákazníka z Aplikace, a to prostřednictvím exportní funkce v Aplikaci nebo API, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Exportovatelné jsou zejména: kontakty a věci, výkazy času, vystavené i rozpracované faktury a jejich podklady, dokumenty v původním formátu včetně adresářové struktury a metadat, úkoly, poznámky a záznamy o uživatelích.

9.2. Zákazník je oprávněn Smlouvu vypovědět a přejít k jinému poskytovateli. Výpovědní doba činí nejvýše dva měsíce ode dne doručení výpovědi. Poskytovatel poskytne Zákazníkovi po dobu přechodového období v délce 30 dnů ode dne účinnosti výpovědi přístup k Aplikaci v rozsahu nezbytném pro export dat; na žádost Zákazníka Poskytovatel toto období přiměřeně prodlouží, je-li to technicky nezbytné.

9.3. Export dat a součinnost při přechodu poskytuje Poskytovatel bezplatně. Zpoplatněny mohou být pouze doplňkové služby výslovně objednané Zákazníkem nad rámec čl. 9.1 a 9.2 (např. konverze do nestandardního formátu nebo migrace prováděná Poskytovatelem), a to na základě samostatné cenové nabídky.

9.4. Poskytovatel poskytne Zákazníkovi na vyžádání informace o dostupných postupech přenosu, o formátech a strukturách exportovaných dat a o technických omezeních přenosu. Aktuální dokumentace je dostupná v Aplikaci.

9.5. Po uplynutí přechodového období Poskytovatel Data Zákazníka smaže z produkčního prostředí do 30 dnů a ze záloh nejpozději do uplynutí retenční doby záloh podle čl. 7.4. Poskytovatel je oprávněn ponechat si údaje nezbytné pro plnění zákonných povinností (zejména účetní a daňové doklady) a pro ochranu svých práv.

9.6. Poskytovatel je oprávněn Smlouvu vypovědět s výpovědní dobou dvou měsíců, případně od Smlouvy odstoupit s okamžitou účinností v případě podstatného porušení Smlouvy Zákazníkem, které Zákazník neodstraní ani do 15 dnů od výzvy. Při ukončení Smlouvy Poskytovatelem bez zavinění Zákazníka vrátí Poskytovatel poměrnou část uhrazeného předplatného.

9.7. Poskytovatel je oprávněn přístup ke Službě pozastavit s okamžitou účinností při bezprostředním ohrožení bezpečnosti Služby nebo dat jiných zákazníků anebo při závažném protiprávním jednání Zákazníka. O pozastavení Zákazníka neprodleně informuje a pozastavení trvá jen po nezbytnou dobu.

9.8. Ustanovení, která svou povahou přesahují trvání Smlouvy, zůstávají v platnosti i po jejím ukončení, zejména čl. III, IV, VIII a IX.

X. Ochrana osobních údajů

10.1. Ve vztahu k Datům Zákazníka vystupuje Zákazník jako správce a Poskytovatel jako zpracovatel osobních údajů. Vzájemná práva a povinnosti upravuje Příloha č. 1 – DPA, včetně seznamu poddodavatelů (subprocesorů) a technických a organizačních opatření.

10.2. Poskytovatel oznámí Zákazníkovi zamýšlenou změnu v seznamu poddodavatelů nejméně 30 dnů předem. Zákazník je oprávněn proti změně vznést odůvodněnou námitku; nedojde-li k dohodě, je Zákazník oprávněn Smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny s nárokem na vrácení poměrné části předplatného.

10.3. Ve vztahu k údajům o Zákazníkovi a Uživatelích, které Poskytovatel zpracovává pro účely správy účtu, fakturace, plateb, podpory a zabezpečení, vystupuje Poskytovatel jako správce; informace o tomto zpracování jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů dostupných na aha.legal.

XI. Změny Podmínek

11.1. Poskytovatel je oprávněn tyto Podmínky v přiměřeném rozsahu měnit, zejména z důvodu změny právní úpravy, rozvoje Služby nebo změny provozních podmínek. Změnu oznámí Zákazníkovi e-mailem na registrovanou adresu nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti.

11.2. Nesouhlasí-li Zákazník se změnou, je oprávněn Smlouvu vypovědět s účinností ke dni, kdy má změna nabýt účinnosti; v takovém případě mu Poskytovatel vrátí poměrnou část uhrazeného předplatného. Neuplatní-li Zákazník výpověď do dne účinnosti změny, platí, že změnu přijal.

11.3. Změny cen se řídí čl. 6.6.

XII. Doručování

12.1. Korespondence se doručuje elektronickou poštou na adresy uvedené ve Smlouvě nebo v uživatelském účtu, případně osobně či doporučeně poštou.

12.2. Zpráva zaslaná elektronickou poštou se považuje za doručenou následující pracovní den po jejím odeslání, není-li prokázáno dřívější doručení nebo nedoručitelnost. Zásilka zaslaná poštou se považuje za doručenou nejpozději třetí pracovní den po odeslání (u zahraniční adresy patnáctý pracovní den).

12.3. Strany jsou povinny oznámit změnu kontaktních údajů bez zbytečného odkladu.

XIII. Závěrečná ustanovení

13.1. Služba není určena spotřebitelům ve smyslu § 419 občanského zákoníku.

13.2. Zákazník není oprávněn postoupit Smlouvu ani pohledávky z ní bez písemného souhlasu Poskytovatele. Poskytovatel je oprávněn postoupit Smlouvu na osobu, která nabude podnik nebo jeho část, pod kterou je Služba provozována; o postoupení Zákazníka informuje nejméně 30 dnů předem a Zákazník je oprávněn v této lhůtě Smlouvu vypovědět.

13.3. Smlouva a Podmínky se řídí českým právem. K řešení sporů jsou příslušné české soudy; místně příslušným je obecný soud Poskytovatele (§ 89a občanského soudního řádu).

13.4. Je-li některé ustanovení neplatné, zdánlivé nebo neúčinné, nedotýká se to platnosti ostatních ustanovení; namísto vadného ustanovení nastoupí ustanovení, jehož smysl se mu nejvíce blíží.

13.5. Poskytovatel je oprávněn uvádět obchodní firmu a logo Zákazníka jako obchodní referenci; Zákazník je oprávněn tento souhlas kdykoli písemně odvolat s účinností do 30 dnů. Poskytovatel v žádném případě neuvádí informace o klientech Zákazníka ani o obsahu Dat Zákazníka.

13.6. Kontaktní údaje Poskytovatele: Myslínova 3129/81, Královo Pole, 612 00 Brno; info@aha.legal / support@robopravnik.cz.

13.7. Tyto Podmínky nabývají účinnosti dne 1. ledna 2026.